Uma das maiores dificuldades para empreendedores de pequenas e médias empresas é fazer a gestão do tempo. Com equipes cada vez mais enxutas, é muito comum os gestores acumularem diversas responsabilidades.

Além de dar conta de toda a burocracia da empresa, é preciso manter a supervisão dos funcionários e ainda administrar crises, que muitas vezes poderiam ser evitadas se houvesse tempo para dar uma atenção maior a cada uma dessas responsabilidades.

Chega de perder prazos, horas de lazer e descanso ou de lidar com processos e problemas que poderiam ser evitados. Vamos listar abaixo algumas dicas para quem acha que 24 horas é muito pouco tempo para dar conta de todas as obrigações e tarefas do dia e ainda quer aumentar a produtividade. Acompanhe!

A importância da organização

O primeiro passo para uma boa gestão do tempo é a organização. Um ambiente limpo e bem organizado permite que você encontre aquilo que procura na hora em que precisa.

Vale usar organizadores, arquivos e etiquetas e estender os conceitos de organização também para os armários, gavetas e até mesmo para o computador.

Arquivos desnecessários que estiverem ocupando memória dos PCs, tablets, smartphones podem ser descartados. Os que estiverem desatualizados devem ser revistos.

Fazer backups periodicamente e colocar arquivos importantes em locais seguros também facilita a organização.

Planejamento e divisão de tarefas

Assim como qualquer projeto, todas as tarefas e compromissos podem ser planejados, tendo em vista o tempo necessário para cada um.

Isso permite programar a agenda do dia e ajuda a respeitar os horários, períodos de deslocamento e o planejamento como um todo.

Lembre-se também de listar as prioridades e hierarquizar de acordo com a urgência de cada uma.

Se possível, estabeleça uma clara divisão de tarefas que não impeça a colaboração mútua, mas também não sobrecarregue certos colaboradores em detrimento de outros.

Ferramentas úteis para a gestão do tempo

Com o avanço das tecnologias, tendemos a passar cada vez mais tempo dentro da realidade virtual. Por isso, ela também pode e deve ser organizada. Atualmente, os dispositivos eletrônicos possuem ferramentas para auxiliar na gestão do tempo que vão muito além da criação de planilhas.

Aplicativos para celulares e tablets disponíveis em diferentes sistemas operacionais dão conta de todo tipo de atividades humanas.

Vão desde controlar os períodos de sono até colocar ordem naquela infinidade de anotações dispersas que muitos de nós costumamos fazer.

O próprio Google Agenda permite integrar diferentes calendários, produzir lembretes e programar eventos e compromissos de maneira simples e prática.

Disciplina e perseverança

Nada disso adianta se não houver disciplina para seguir o planejamento das prioridades. É preciso saber dizer “não” e assumir somente aquilo que damos conta de fazer.

Nossa percepção do tempo varia de acordo com nosso humor, ou seja, temos a impressão de que passa mais rápido quando estamos fazendo algo que nos agrada.

Isso que dizer que aquela pausa para um cafezinho ou aquela visita “rápida” ao Facebook podem comprometer toda a programação do expediente.

Uma sugestão é programar também as pausas para lazer, de forma que elas sirvam de estímulo em vez de atrapalhem a produtividade.

E agora que já conferiu nossas dicas para fazer uma melhor gestão do tempo, que tal aproveitar os horários livres seguindo a gente no Facebook e no LinkedIn? Assim você fica por dentro de todas as novidades sobre prevenção e gestão de demandas jurídicas para seu negócio.